Mejora tu comunicación a través del e-mail: el asunto

E-MAILEn mi post anterior de “NORMAS BÁSICAS A LA HORA DE COMUNICAR POR E-MAIL” abordé temas tanto de forma para mejorar la relación entre los usuarios como de formato para facilitar la lectura de los e-mails.

Sin embargo no mencioné un tema que es vital en términos de gestión de e-mails. El texto del “ASUNTO”

 ¿Cuántas veces os pasa que os envían e-mails con el asunto en blanco?

Si el remitente es desconocido, en la mayoría de los casos ni nos molestamos en abrirlo.

Pero si se trata de cuestiones de trabajo resulta fundamental para llevar un buen sistema de archivo y seguimiento de cualquier temática. No voy a entrar en este tema, pero es muy aconsejable tener un buen sistema de carpetas donde almacenar la información que podamos necesitar más adelante, ya sea en relación a un proyecto o porque tenemos una “biblioteca” con información que más adelante podemos necesitar.

En ambos casos tener bien definido en asunto del e-mail nos ayudará mucho en futuras búsquedas o nuevas comunicaciones.

¿Cómo decidimos el asunto del mail?

  • Debe ser corto, usa las menos palabras posibles.
  • Muy representativo de la temática que contiene el cuerpo.
  • Si se trata de un proyecto o cliente podemos estar tratando temáticas muy distintas, así que lo mejor es poner el nombre de ese proyecto y acotar si se trata de enviar la creatividad de un diseño, o de un pedido o de una propuesta del departamento de ventas.
  • Ponte en la piel del remitente, piensa que él es quien luego hará la búsqueda con el “asunto” que tú has escrito. Por ejemplo, si es tu cliente, no pongas “propuesta de campaña publicitaria para (nombre del cliente)”, sino “propuesta de campaña publicitaria de (nombre de tu empresa)”, ya que puede que tu competencia le mande su propuesta usando esa misma fórmula, por lo que eres menos diferenciable

¿Cuáles son las ventajas de usar correctamente el “asunto”?

  •  Permite reducir tiempos de búsqueda.
  • Por tanto mejorar nuestra eficiencia a la hora de retomar un tema o acceder a una información.
  • En una palabra, optimizar, que no es poco.

¿Qué hago si recibo e-mails sin asunto?

Como ya dijimos, es importante responder siempre, aunque sea de forma muy escueta, para confirmar que hemos recibido o entendido correctamente la información. En ese momento aprovecha para escribir tú el “asunto” y si vas a archivarlo en una carpeta borra el recibido y archiva el que has enviado.

Por cierto, en lo que a archivar se refiere, cuando hayas acabado con un tema o proyecto y necesites guardar e-mails, procura archivar el último donde ya te aparecerán en orden cronológico todos los demás, de esa manera puedes borrar los anteriores y ahorrar espacio de tu cuenta. Pero ¡ojo! Asegúrate de que conservas los archivos adjuntos o ya los tienes debidamente descargados o luego te pegarás de cabezazos por haber perdido la información más relevante.

Se trata de pequeños detalles que, bien cuidados, nos facilitan nuestra organización en el día a día.

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Estructura y funciones de las áreas que componen el departamento de marketing

AREAS DEPARTAMENTO DE MARKETINGSiguiendo con el tema del anterior post sobre las funciones del departamento de marketing hablaremos en detalle de la estructura y funciones de las áreas que componen el departamento de marketing.

Área de Investigación Comercial

  • Conocimiento exhaustivo del mercado, agentes que intervienen y afectan a la empresa, tendencias y evolución.
  • Estudios de mercado: segmento, publico objetivo, competidores, proveedores y distribuidores
  • Análisis de la competencia: conocerlos y posicionarlos, conocer sus políticas de precios y márgenes, comunicación, imagen de marca, promociones, sistemas de fidelización…
  • Análisis del consumidor: establecer segmentación de mercado, definir el público objetivo de la tienda, elaborar un perfil detallado del mismo

Área de Compras

  • Previsiones de compras a raíz del presupuesto que entregue finanzas
  • Innovación a través del estudio y conocimiento detallado de productos para lograr la diferenciación respecto de la competencia
  • Selección de producto
  • Definir gamas y familias de productos y % de los mismos para su exposición en tienda
  • Negociación con proveedores

Área de Imagen

  • Definición y diseño de imagen corporativa
  • Definir el ciclo de vida de la imagen
  • Diseñar los elementos y soportes de la imagen corporativa (cartelería, etiquetas, rótulos, tarjetas de visita, catálogos, web, redes sociales…)
  • Preparación de elementos visuales necesarios para cualquier campaña de promoción, comunicación o fidelización, en consonancia con el área de ventas

Área de Ventas

  • Previsión de ventas a raíz de las expectativas empresariales (marcadas con el Dpto. financiero)
  • Fijación de márgenes y precios
  • Definir la distribución en tienda de forma que incentive el aspecto comercial
  • Definir ciclos de vida de los productos y agilizar rotaciones de stock
  • Fijación de campañas de ventas y políticas de apoyo – crear planning
  • Incentivar las ventas a través de las herramientas de marketing disponibles para la comunicación (publicidad, relaciones públicas, promociones, eventos)
  • Elaborar estrategias de captación y fidelización de los clientes a raíz de los datos que se obtengan del área de investigación comercial
  • Desarrollo de marketing relacional (CRM)
  • Fijar métodos de atención al cliente y servicio post-venta
  • Control, junto con departamento de logística, de la fiabilidad del servicio post-venta para asegurar su correcta ejecución

Área de Diseño e Innovación

  • Diseñar nuevos productos
  • Conocer las tendencias y adelantarse a la competencia

 Área de Comunicación

  • Desarrollar campañas de comunicación en función de los objetivos marcados por el área de ventas
  • Eventos, ferias, RRPP
  • Campañas publicitarias en medios tradicionales y on-line
  • Desarrollo de la página web y control de posicionamiento SEO y SEM
  • Comunicación 2.0 llevar el desarrollo de blogs, redes y medios sociales generando contenido relevante para la comunidad
  • Campañas en medios 2.0: Adwords, publicidad en redes, códigos QR, realidad aumentada
  • Uso de herramientas multicanal para implementar una estrategia de marketing experiencial

Dentro del área de Comunicación se encuentra la figura del Community Manager quien se encargará de la comunicación 2.0 así como de la integración de campañas que aúnen herramientas on y off line.

Funciones del departamento de marketing

MARKETING TRADICIONALEl objetivo de cualquier empresa se concretiza en su VISIÓN: objetivo último de lo que la empresa quiere llegar a ser. Para alcanzar esa visión, es necesario fijar objetivos más a corto plazo que concreticen y canalicen nuestros objetivos, eso es, la MISIÓN. Para la consecución de las distintas misiones es necesario fijar OBJETIVOS concretos, reales y realizables. Para llevar a cabo cada objetivo se necesita un EQUIPO estructurado y organizado y sincronizado para el éxito de los mismos.

El departamento de Marketing es quien lleva sobre sus hombros la responsabilidad de investigar, desarrollar e implementar las estrategias necesarias para alcanzar los objetivos de una empresa. Con ese fin se establece una metodología que será puesta en marcha por cada una de las áreas especializadas en las que podemos dividir un departamento de marketing. No importa si nos referimos a un autónomo o a una gran multinacional, estas acciones son iguales para todos y resultan imprescindibles para el éxito de cualquier proyecto empresaril.

Metodología del departamento de Marketing

  1. Investigación
  2. Planificación
  3. Implementación
  4. Feedback y monitorización

 

1. INVESTIGACIÓNINVESTIGACIÓN DE MARKETING

En los últimos 20 años las empresas han sufrido una evolución en su forma de acercarse al consumidor. Las empresas ya no venden lo que producen, sino que producen lo que se vende, la filosofía de satisfacer las necesidades del cliente, por ello existe una tendencia generalizada de segmentar el mercado cada vez más con el objetivo de acercarnos a grupos de consumidores más específicos y con las mismas necesidades, para llegar a una correcta segmentación es necesario conocer los gustos y comportamientos de los consumidores a quienes queremos comercializar nuestros productos. En los próximos años veremos como se extiende la nueva filosofía que evoluciona de la satisfacción de necesidades hacia la oferta de experiencias, donde ya no segmentaremos a nuestro target por categorías, sino de forma totalmente individualizada y personalizada.

A esto lo llamamos INVESTIGACIÓN COMERCIAL, esta investigación se concentra tanto en el análisis externo como en el interno del entorno. El análisis externo de la empresa se centra en un estudio detallado del mercado en el que se desarrolla nuestra actividad empresarial, así como de cualquier factor externo que pueda influenciarla (factores económicos, sociales, políticos y tecnológicos a nivel macroeconómico), a través de un conocimiento exhaustivo de todos los agentes externos que intervienen en el: competidores, proveedores, clientes…

planificacion marketing2. PLANIFICACION

Una vez se conoce el mercado en el que se desarrolla la actividad, el siguiente paso consiste en la creación y consolidación de un departamento de marketing en el que se desglosen sus distintas funciones y se creen áreas interrelacionadas, cada una de ellas con unas actividades concretas y dirigidas a la consecución de un objetivo previamente determinado.

Toda planificación debe realizarse en un espacio de tiempo lo suficientemente amplio como para permitir la adaptación del plan inicial, que se ve sometido a perturbaciones tanto internas como externas. Por lo que para cada plan de acción se propondrá un plan de contingencia. El espacio de tiempo queda dividido en Corto Plazo (menos de un año) y Largo Plazo (más de un año).

Al igual que un plan financiero previsional, un plan de acciones de marketing debe fijarse para un espacio de tiempo de 3 años vista, lo cual nos permite acercarnos a la visión empresarial y concretizar las misiones que nos permitirán alcanzarla, así como marcar los pequeños objetivos que llevaran al éxito de cada misión. Asimismo se deben marcar los objetivos y acciones concretas anuales y más allá cada una de las diferentes campañas a llevar a cabo durante el año.

3. IMPLEMENTACIÓNIMPLEMENTACION

Una vez marcados dichos objetivos hay que asignar las tareas por áreas y equipos, se trata de llevar a cabo la organización interna de cada equipo, poniéndola en común con el resto de equipos en la medida en que cada acción afecta al resto de departamentos. Por ello es necesario crear un sistema de comunicación que permita optimizar el tiempo y el intercambio de información entre los equipos.

MONITORIZACION DE CAMPAÑAS DE MARKETING4. FEEDBACK Y MONITORIZACIÓN

Una vez finalizada cada una de las misiones es necesario retomarla, comprobar sus resultados y ver si de adaptan a las expectativas iniciales que tenia el departamento al inicio de la actividad, tanto a nivel humano (compenetración y correcta realización de las tareas), económico (genera beneficios, influencia en la previsión de ventas) como estratégico (¿nos acerca más a nuestra VISION?)

Tras lo cual se generará un informe que justificará todas las acciones del departamento frente al resto de la empresa y orientará acciones futuras, permitiendo readaptar la planificación de futuras estrategias.

En el próximo post hablaremos de la estructura y funciones de cada una de las áreas que forman el departamento de marketing.

 

 

Normas básicas a la hora de comunicarnos por e-mail

E-MAILSi hay un claro ejemplo que he constatado en los últimos años es el total desconocimiento que las empresas y sus empleados tienen a la hora de aplicar las normas de cortesía o “net-etiqueta” en su comunicación por e-mail

Un claro ejemplo de que no soy la única que piensa así es que he leído algunos comentarios al respecto en LinkedIn recientemente sobre la “mala educación de los españoles” basada en la impresión causada por e-mail.  Creo que no podemos dejar que se nos tache de maleducados, pero también creo que podemos hacer algunas cosas para mejorar nuestra comunicación por e-mail y limpiar nuestra imagen ;  )

Yo tuve la suerte de aprenderlas hace años al trabajar en una multinacional donde el correcto manejo de esa forma de comunicarse era vital y se exigía duramente.

Pero con el boom del uso de la comunicación on-line, lo familiarizados que estamos con las nuevas tecnologías y el uso de redes sociales aun me sorprende la poca educación o cortesía 2.0 que se observa a la hora de usarlas, en muchos casos, por auténticos profesionales en sus áreas de trabajo.

Un truco sencillo para acostumbrarse a trasladar nuestros buenos modales al 2.0 es pensar que el e-mail es el equivalente a una conversación telefónica y por tanto se trata de aplicar las mismas pautas de sentido común:

Aquí van algunos tips protocolarios que creo que ya es hora de generalizar:

  • Escribe siempre un saludo inicial al menos en el primero de lo que puede ser una larga retahíla de e-mails
  • Despídete siempre al finalizar, un simple “saludos” basta.
  • Responde cuando recibas un e-mail con cualquier tipo de información, aunque sea un escueto “gracias” o “recibido”, ¡lo harías si alguien te contactase por teléfono! ¿No? – Imagina que alguien te llama para decirte que la reunión que se aplaza la reunión a las 5 y tu cuelgas sin más, raro ¿no? seguro que le dices, “conforme, ¡allí nos vemos!” O algo así. De lo contrario la otra persona puede pensar que no has recibido el -email o que no lo has podido leer, en el caso del teléfono seguramente te llamaría diciendo que se ha cortado la llamada antes de que pudieras confirmarle que has recibido correctamente la información.
  • Las mayúsculas son el equivalente a gritar, úsalas para destacar algo si es necesario pero da mala impresión recibir un mail enterito escrito en mayúsculas
  • Envío de archivos adjuntos: ¿qué impresión te causaría que un compañero te dejase caer sobre la mesa mientras estás allí sentado el ultimo report de ventas del trimestre sin decirte ni una palabra? Claro que puedes hojear los papeles y entenderás su contenido pero esperas que mientras te los entrega te diga: “aquí tienes las cifras del trimestre” o algo así. Pues por e-mail es lo mismo; datos adjuntos en un e-mail en blanco hace mal efecto, una simple frase con “adjunto dossier X” o si hasta eso resulta mucho esfuerzo un simple e internacional FYI (For Your Information) nos basta para no dar sensación de abandono.
  • Aclara quienes son los receptores del mensaje: “Para” está reservado para aquellos que son partícipes activos en la información o en el proyecto que se comenta en el e-mail. Si por cuestiones jerárquicas o para facilitar que todos los miembros de un equipo estén informados en tiempo real, sin necesidad de reenvíos ni de duplicar información, coloca su e-mail en la casilla “CC”. No se espera que la persona en CC interactúe en la conversación, simplemente todo el mundo sabrá quiénes están informados.
  • Cuando respondas a un mail con gente en CC, usa el “responder a todos” de lo contrario se rompe el flujo de información hacia esas personas, si son pocos es fácil que alguien se percate y lo solucione (lo cual implica duplicidad de e-mails, unos con todos en copia y otros no, generando posibles confusiones) y como mínimo le has tocado las narices al que lo tiene que solucionar ¡porque no te fijaste al clickar un botón!
  • Si sabes que los usuarios no se conocen entre sí o no han compartido sus e-mails y quieres hacer una comunicación general, ponlos en CCO (copia oculta), ya no solo porque alguien te amenace con crujirte con la LOPD, sino por una cuestión de educación. Pide permiso antes de compartir información privada de otros.
  • Si el grupo de gente se compone de personas de distintos países usa una lengua común a todos. Sí, parece una obviedad, pero me he encontrado con mails donde en el momento en que dos personas del grupo de la misma nacionalidad se hablaban directamente, con el resto en copia, lo han hecho en su idioma, rompiendo la cadena de comunicación y con alguien solicitando la traducción del texto Si todos estamos en copia, todos debemos entender de lo que se está hablando.
  • Cuando hagas un reenvío plantéate si debes dejar o no los datos de la persona que te envío la información original, estamos todos muy obsesionados con la LOPD, pero no nos percatamos por las prisas que podemos estar reenviando un e-mail y que en él figuran direcciones de e-mail con nombres de personas o datos de empresa a quienes puede que ni conozcamos  y que pueden ser utilizados por terceros.
  • También puede darse el caso de que haya una conversación en el e-mail respecto a otro tema, o que dada la confianza quien te lo envía lo hace con un: “aki va eso q m pediste” y tú se lo reenvíes a un cliente con un elegante párrafo de introducción a modo de cuerpo del e-mail que se verá rebajado por dejar el cuerpo anterior. O puede ser peor, desvelar datos de clientes o proveedores que son competencia o que alguien te haya mandado información desde su e-mail de empresa y quien lo recibe crea que puede saltarte y contactar con la empresa creyendo que son ellos los proveedores finales y así miles de malentendidos y confusiones.

Lo que viene ahora no son normas de cortesía pero son algunas cuestiones de forma que pueden ayudar a la mejor difusión de la e-mailinformación y a la mejor imagen profesional de la empresa:

  •  Crea una firma electrónica automática con tus datos para que figure al final, resulta muy cómodo disponer de la dirección del despacho, web, teléfonos u otra información relevante, nos hace ganar tiempo y más hoy con el uso de aplicaciones móviles como Smartphone o tablets.
  • No uses fondos chillones que dificulten la lectura de los e-mails, desconoces en qué soporte pueden leerlo tus receptores, pónselo fácil.
  • Por el mismo motivo no lo cargues de imágenes a descargar.
  • Programa el autoreply con información relevante. En el caso de que estés de vacaciones (indica fechas o datos de otra persona de contacto). Conozco a un directivo de un multinacional que cada mañana programaba el autoreply con un resumen de su agenda, no creo que haga falta ser tan excesivo, pero bien es cierto que nadie que le mandaba un e-mail a las 9:15 se alteraba al ver que a las 10:00 no había recibido respuesta y si era algo urgente tenía alternativas para localizarle a él o a alguien de su equipo (en aquel entonces no habían smartphones).

Y ya no se me ocurre nada más. Pero estoy segura de que tenéis anécdotas, consejos y sugerencias para que aprendamos a mejorar nuestra comunicación vía e-mail.

¡Me encantaría que las compartieseis con nosotros!

¡Os espero!

Advergaiming en la nueva campaña de Tippex

¿Recordáis la primera gran campaña de #Tippex en Youtube?
Si por alguna de esas aún no la has visto pincha el vídeo y pasa a formar parte de los casi 20 millones de internautas que nos hemos divertido con ella.

 

Pero tras el éxito de la primera, Tippex ha lanzado una segunda campaña de marketing viral. Basada en micro cortos que aparecen en función del año que el usuario inserte en la parte borrada con tippex y que reflejan un escenario representativo de la época.

La gran sorpresa me la he llevado cuando he puesto 1979 y me he encontrado con un juego del Comecocos totalmente retro y adaptado a la imagen de la marca Tippex y a sus personajes. Este tipo de contenido publicitario multimedia generado a través de los videojuegos es lo que conocemos como ADVERGAIMING, una forma de Marketing Experiencial que refuerza nuestra relación con la marca y que además es un éxito a la hora de viralizar contenido (si queréis ampliar información os recomiendo el libro de “Funny Marketing” de José Martí Parreño)

Aquí os dejo el link por si esta noche no hacen nada en la tele que merezca la pena ver. Disfrutadlo y si ponéis algún año donde salga algo chulo, por favor compartidlo aquí con nosotros. Gracias

La crisis vista con humor

El pasado fin de semana en el Salón del Cómic de Barcelona, el fanzine Flascinder hizo el lanzamiento oficial de su especial “Flascinder Crisis” con una visión humorística pero totalmente cierta de la situación de crisis que estamos viviendo. Con temas como el paro, la precariedad laboral, las dificultades de pasar una entrevista de selección o de llegar a fin de mes.

Pero además del lado cómico han querido dejar pasar la oportunidad de abordar el tema desde un ángulo más serio, al mismo tiempo que asequible del origen y consecuencias de nuestra situación actual.

Así pues, he tenido el placer de poder colaborar con ellos aportando una visión algo más seria pero a la vez ilustrada con entretenidos vídeos explicativos en mi artículo:  “La crisis, ahora en serio”

Aquí os lo dejo, espero que lo disfrutéis.

El fancine cuesta sólo 1€ y estará pronto a la venta en algunas tiendas de Valencia y en stands de próximos Salones del Cómic o manga.

Para ampliar más información visitad su web www.flascinder.com

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