Mejora tu comunicación a través del e-mail: el asunto

E-MAILEn mi post anterior de “NORMAS BÁSICAS A LA HORA DE COMUNICAR POR E-MAIL” abordé temas tanto de forma para mejorar la relación entre los usuarios como de formato para facilitar la lectura de los e-mails.

Sin embargo no mencioné un tema que es vital en términos de gestión de e-mails. El texto del “ASUNTO”

 ¿Cuántas veces os pasa que os envían e-mails con el asunto en blanco?

Si el remitente es desconocido, en la mayoría de los casos ni nos molestamos en abrirlo.

Pero si se trata de cuestiones de trabajo resulta fundamental para llevar un buen sistema de archivo y seguimiento de cualquier temática. No voy a entrar en este tema, pero es muy aconsejable tener un buen sistema de carpetas donde almacenar la información que podamos necesitar más adelante, ya sea en relación a un proyecto o porque tenemos una “biblioteca” con información que más adelante podemos necesitar.

En ambos casos tener bien definido en asunto del e-mail nos ayudará mucho en futuras búsquedas o nuevas comunicaciones.

¿Cómo decidimos el asunto del mail?

  • Debe ser corto, usa las menos palabras posibles.
  • Muy representativo de la temática que contiene el cuerpo.
  • Si se trata de un proyecto o cliente podemos estar tratando temáticas muy distintas, así que lo mejor es poner el nombre de ese proyecto y acotar si se trata de enviar la creatividad de un diseño, o de un pedido o de una propuesta del departamento de ventas.
  • Ponte en la piel del remitente, piensa que él es quien luego hará la búsqueda con el “asunto” que tú has escrito. Por ejemplo, si es tu cliente, no pongas “propuesta de campaña publicitaria para (nombre del cliente)”, sino “propuesta de campaña publicitaria de (nombre de tu empresa)”, ya que puede que tu competencia le mande su propuesta usando esa misma fórmula, por lo que eres menos diferenciable

¿Cuáles son las ventajas de usar correctamente el “asunto”?

  •  Permite reducir tiempos de búsqueda.
  • Por tanto mejorar nuestra eficiencia a la hora de retomar un tema o acceder a una información.
  • En una palabra, optimizar, que no es poco.

¿Qué hago si recibo e-mails sin asunto?

Como ya dijimos, es importante responder siempre, aunque sea de forma muy escueta, para confirmar que hemos recibido o entendido correctamente la información. En ese momento aprovecha para escribir tú el “asunto” y si vas a archivarlo en una carpeta borra el recibido y archiva el que has enviado.

Por cierto, en lo que a archivar se refiere, cuando hayas acabado con un tema o proyecto y necesites guardar e-mails, procura archivar el último donde ya te aparecerán en orden cronológico todos los demás, de esa manera puedes borrar los anteriores y ahorrar espacio de tu cuenta. Pero ¡ojo! Asegúrate de que conservas los archivos adjuntos o ya los tienes debidamente descargados o luego te pegarás de cabezazos por haber perdido la información más relevante.

Se trata de pequeños detalles que, bien cuidados, nos facilitan nuestra organización en el día a día.

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2 comentarios

  1. javierleonrubio

     /  28 mayo, 2012

    Es mejor catalogar los mails con etiqueta y luego filtrar que archivarlos por carpetas; al menos a mí me parece más efectivo al estilo de gmail. Por ello también el texto del asunto lo oriento de esta forma. Saludos!

    Responder
    • Gracias por esa matización Javier.
      Tienes mucha razón en que al etiquetar no te arriesgas a extraviar un e-mail que quizás en su momento no colocases en la carpeta y luego te vuelves loco buscando. Yo siempre he trabajado con Outlook y hace poco que tengo cuenta en gmail y me está costando un poco hacerme a ella, así que voy a seguir tu recomendación y a empezar a aplicar el sistema de etiquetas …a ver si hago limpieza! ; ) Un saludo!

      Responder

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