Mejora tu comunicación a través del e-mail: el asunto

E-MAILEn mi post anterior de “NORMAS BÁSICAS A LA HORA DE COMUNICAR POR E-MAIL” abordé temas tanto de forma para mejorar la relación entre los usuarios como de formato para facilitar la lectura de los e-mails.

Sin embargo no mencioné un tema que es vital en términos de gestión de e-mails. El texto del “ASUNTO”

 ¿Cuántas veces os pasa que os envían e-mails con el asunto en blanco?

Si el remitente es desconocido, en la mayoría de los casos ni nos molestamos en abrirlo.

Pero si se trata de cuestiones de trabajo resulta fundamental para llevar un buen sistema de archivo y seguimiento de cualquier temática. No voy a entrar en este tema, pero es muy aconsejable tener un buen sistema de carpetas donde almacenar la información que podamos necesitar más adelante, ya sea en relación a un proyecto o porque tenemos una “biblioteca” con información que más adelante podemos necesitar.

En ambos casos tener bien definido en asunto del e-mail nos ayudará mucho en futuras búsquedas o nuevas comunicaciones.

¿Cómo decidimos el asunto del mail?

  • Debe ser corto, usa las menos palabras posibles.
  • Muy representativo de la temática que contiene el cuerpo.
  • Si se trata de un proyecto o cliente podemos estar tratando temáticas muy distintas, así que lo mejor es poner el nombre de ese proyecto y acotar si se trata de enviar la creatividad de un diseño, o de un pedido o de una propuesta del departamento de ventas.
  • Ponte en la piel del remitente, piensa que él es quien luego hará la búsqueda con el “asunto” que tú has escrito. Por ejemplo, si es tu cliente, no pongas “propuesta de campaña publicitaria para (nombre del cliente)”, sino “propuesta de campaña publicitaria de (nombre de tu empresa)”, ya que puede que tu competencia le mande su propuesta usando esa misma fórmula, por lo que eres menos diferenciable

¿Cuáles son las ventajas de usar correctamente el “asunto”?

  •  Permite reducir tiempos de búsqueda.
  • Por tanto mejorar nuestra eficiencia a la hora de retomar un tema o acceder a una información.
  • En una palabra, optimizar, que no es poco.

¿Qué hago si recibo e-mails sin asunto?

Como ya dijimos, es importante responder siempre, aunque sea de forma muy escueta, para confirmar que hemos recibido o entendido correctamente la información. En ese momento aprovecha para escribir tú el “asunto” y si vas a archivarlo en una carpeta borra el recibido y archiva el que has enviado.

Por cierto, en lo que a archivar se refiere, cuando hayas acabado con un tema o proyecto y necesites guardar e-mails, procura archivar el último donde ya te aparecerán en orden cronológico todos los demás, de esa manera puedes borrar los anteriores y ahorrar espacio de tu cuenta. Pero ¡ojo! Asegúrate de que conservas los archivos adjuntos o ya los tienes debidamente descargados o luego te pegarás de cabezazos por haber perdido la información más relevante.

Se trata de pequeños detalles que, bien cuidados, nos facilitan nuestra organización en el día a día.

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Normas básicas a la hora de comunicarnos por e-mail

E-MAILSi hay un claro ejemplo que he constatado en los últimos años es el total desconocimiento que las empresas y sus empleados tienen a la hora de aplicar las normas de cortesía o “net-etiqueta” en su comunicación por e-mail

Un claro ejemplo de que no soy la única que piensa así es que he leído algunos comentarios al respecto en LinkedIn recientemente sobre la “mala educación de los españoles” basada en la impresión causada por e-mail.  Creo que no podemos dejar que se nos tache de maleducados, pero también creo que podemos hacer algunas cosas para mejorar nuestra comunicación por e-mail y limpiar nuestra imagen ;  )

Yo tuve la suerte de aprenderlas hace años al trabajar en una multinacional donde el correcto manejo de esa forma de comunicarse era vital y se exigía duramente.

Pero con el boom del uso de la comunicación on-line, lo familiarizados que estamos con las nuevas tecnologías y el uso de redes sociales aun me sorprende la poca educación o cortesía 2.0 que se observa a la hora de usarlas, en muchos casos, por auténticos profesionales en sus áreas de trabajo.

Un truco sencillo para acostumbrarse a trasladar nuestros buenos modales al 2.0 es pensar que el e-mail es el equivalente a una conversación telefónica y por tanto se trata de aplicar las mismas pautas de sentido común:

Aquí van algunos tips protocolarios que creo que ya es hora de generalizar:

  • Escribe siempre un saludo inicial al menos en el primero de lo que puede ser una larga retahíla de e-mails
  • Despídete siempre al finalizar, un simple “saludos” basta.
  • Responde cuando recibas un e-mail con cualquier tipo de información, aunque sea un escueto “gracias” o “recibido”, ¡lo harías si alguien te contactase por teléfono! ¿No? – Imagina que alguien te llama para decirte que la reunión que se aplaza la reunión a las 5 y tu cuelgas sin más, raro ¿no? seguro que le dices, “conforme, ¡allí nos vemos!” O algo así. De lo contrario la otra persona puede pensar que no has recibido el -email o que no lo has podido leer, en el caso del teléfono seguramente te llamaría diciendo que se ha cortado la llamada antes de que pudieras confirmarle que has recibido correctamente la información.
  • Las mayúsculas son el equivalente a gritar, úsalas para destacar algo si es necesario pero da mala impresión recibir un mail enterito escrito en mayúsculas
  • Envío de archivos adjuntos: ¿qué impresión te causaría que un compañero te dejase caer sobre la mesa mientras estás allí sentado el ultimo report de ventas del trimestre sin decirte ni una palabra? Claro que puedes hojear los papeles y entenderás su contenido pero esperas que mientras te los entrega te diga: “aquí tienes las cifras del trimestre” o algo así. Pues por e-mail es lo mismo; datos adjuntos en un e-mail en blanco hace mal efecto, una simple frase con “adjunto dossier X” o si hasta eso resulta mucho esfuerzo un simple e internacional FYI (For Your Information) nos basta para no dar sensación de abandono.
  • Aclara quienes son los receptores del mensaje: “Para” está reservado para aquellos que son partícipes activos en la información o en el proyecto que se comenta en el e-mail. Si por cuestiones jerárquicas o para facilitar que todos los miembros de un equipo estén informados en tiempo real, sin necesidad de reenvíos ni de duplicar información, coloca su e-mail en la casilla “CC”. No se espera que la persona en CC interactúe en la conversación, simplemente todo el mundo sabrá quiénes están informados.
  • Cuando respondas a un mail con gente en CC, usa el “responder a todos” de lo contrario se rompe el flujo de información hacia esas personas, si son pocos es fácil que alguien se percate y lo solucione (lo cual implica duplicidad de e-mails, unos con todos en copia y otros no, generando posibles confusiones) y como mínimo le has tocado las narices al que lo tiene que solucionar ¡porque no te fijaste al clickar un botón!
  • Si sabes que los usuarios no se conocen entre sí o no han compartido sus e-mails y quieres hacer una comunicación general, ponlos en CCO (copia oculta), ya no solo porque alguien te amenace con crujirte con la LOPD, sino por una cuestión de educación. Pide permiso antes de compartir información privada de otros.
  • Si el grupo de gente se compone de personas de distintos países usa una lengua común a todos. Sí, parece una obviedad, pero me he encontrado con mails donde en el momento en que dos personas del grupo de la misma nacionalidad se hablaban directamente, con el resto en copia, lo han hecho en su idioma, rompiendo la cadena de comunicación y con alguien solicitando la traducción del texto Si todos estamos en copia, todos debemos entender de lo que se está hablando.
  • Cuando hagas un reenvío plantéate si debes dejar o no los datos de la persona que te envío la información original, estamos todos muy obsesionados con la LOPD, pero no nos percatamos por las prisas que podemos estar reenviando un e-mail y que en él figuran direcciones de e-mail con nombres de personas o datos de empresa a quienes puede que ni conozcamos  y que pueden ser utilizados por terceros.
  • También puede darse el caso de que haya una conversación en el e-mail respecto a otro tema, o que dada la confianza quien te lo envía lo hace con un: “aki va eso q m pediste” y tú se lo reenvíes a un cliente con un elegante párrafo de introducción a modo de cuerpo del e-mail que se verá rebajado por dejar el cuerpo anterior. O puede ser peor, desvelar datos de clientes o proveedores que son competencia o que alguien te haya mandado información desde su e-mail de empresa y quien lo recibe crea que puede saltarte y contactar con la empresa creyendo que son ellos los proveedores finales y así miles de malentendidos y confusiones.

Lo que viene ahora no son normas de cortesía pero son algunas cuestiones de forma que pueden ayudar a la mejor difusión de la e-mailinformación y a la mejor imagen profesional de la empresa:

  •  Crea una firma electrónica automática con tus datos para que figure al final, resulta muy cómodo disponer de la dirección del despacho, web, teléfonos u otra información relevante, nos hace ganar tiempo y más hoy con el uso de aplicaciones móviles como Smartphone o tablets.
  • No uses fondos chillones que dificulten la lectura de los e-mails, desconoces en qué soporte pueden leerlo tus receptores, pónselo fácil.
  • Por el mismo motivo no lo cargues de imágenes a descargar.
  • Programa el autoreply con información relevante. En el caso de que estés de vacaciones (indica fechas o datos de otra persona de contacto). Conozco a un directivo de un multinacional que cada mañana programaba el autoreply con un resumen de su agenda, no creo que haga falta ser tan excesivo, pero bien es cierto que nadie que le mandaba un e-mail a las 9:15 se alteraba al ver que a las 10:00 no había recibido respuesta y si era algo urgente tenía alternativas para localizarle a él o a alguien de su equipo (en aquel entonces no habían smartphones).

Y ya no se me ocurre nada más. Pero estoy segura de que tenéis anécdotas, consejos y sugerencias para que aprendamos a mejorar nuestra comunicación vía e-mail.

¡Me encantaría que las compartieseis con nosotros!

¡Os espero!

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