Mejora tu comunicación a través del e-mail: el asunto

E-MAILEn mi post anterior de “NORMAS BÁSICAS A LA HORA DE COMUNICAR POR E-MAIL” abordé temas tanto de forma para mejorar la relación entre los usuarios como de formato para facilitar la lectura de los e-mails.

Sin embargo no mencioné un tema que es vital en términos de gestión de e-mails. El texto del “ASUNTO”

 ¿Cuántas veces os pasa que os envían e-mails con el asunto en blanco?

Si el remitente es desconocido, en la mayoría de los casos ni nos molestamos en abrirlo.

Pero si se trata de cuestiones de trabajo resulta fundamental para llevar un buen sistema de archivo y seguimiento de cualquier temática. No voy a entrar en este tema, pero es muy aconsejable tener un buen sistema de carpetas donde almacenar la información que podamos necesitar más adelante, ya sea en relación a un proyecto o porque tenemos una “biblioteca” con información que más adelante podemos necesitar.

En ambos casos tener bien definido en asunto del e-mail nos ayudará mucho en futuras búsquedas o nuevas comunicaciones.

¿Cómo decidimos el asunto del mail?

  • Debe ser corto, usa las menos palabras posibles.
  • Muy representativo de la temática que contiene el cuerpo.
  • Si se trata de un proyecto o cliente podemos estar tratando temáticas muy distintas, así que lo mejor es poner el nombre de ese proyecto y acotar si se trata de enviar la creatividad de un diseño, o de un pedido o de una propuesta del departamento de ventas.
  • Ponte en la piel del remitente, piensa que él es quien luego hará la búsqueda con el “asunto” que tú has escrito. Por ejemplo, si es tu cliente, no pongas “propuesta de campaña publicitaria para (nombre del cliente)”, sino “propuesta de campaña publicitaria de (nombre de tu empresa)”, ya que puede que tu competencia le mande su propuesta usando esa misma fórmula, por lo que eres menos diferenciable

¿Cuáles son las ventajas de usar correctamente el “asunto”?

  •  Permite reducir tiempos de búsqueda.
  • Por tanto mejorar nuestra eficiencia a la hora de retomar un tema o acceder a una información.
  • En una palabra, optimizar, que no es poco.

¿Qué hago si recibo e-mails sin asunto?

Como ya dijimos, es importante responder siempre, aunque sea de forma muy escueta, para confirmar que hemos recibido o entendido correctamente la información. En ese momento aprovecha para escribir tú el “asunto” y si vas a archivarlo en una carpeta borra el recibido y archiva el que has enviado.

Por cierto, en lo que a archivar se refiere, cuando hayas acabado con un tema o proyecto y necesites guardar e-mails, procura archivar el último donde ya te aparecerán en orden cronológico todos los demás, de esa manera puedes borrar los anteriores y ahorrar espacio de tu cuenta. Pero ¡ojo! Asegúrate de que conservas los archivos adjuntos o ya los tienes debidamente descargados o luego te pegarás de cabezazos por haber perdido la información más relevante.

Se trata de pequeños detalles que, bien cuidados, nos facilitan nuestra organización en el día a día.

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La importancia de gestionar tu reputación on-line – El Caso Heineken

Acabo de ver colgado en el muro de FB de una amiga la siguiente noticia “Heineken patrocina peleas de perros”. Seguida de los enlaces a varias fotografías que podéis ver aquí.

Ante mi incredulidad de que semejante empresa pudiera llevar a cabo una acción comercialmente tan torpe (ya ni entro en las implicaciones morales de semejantes “actividades lúdicas”), inmediatamente he empezado a surfear para ver si es una noticia “fake” o “real” como tantas que pueden circular por la red.

Lo primero es deciros que las reacciones no se han hecho esperar, comentarios y más comentarios de clientes indignados que afirman que no volverán a consumir la marca, poca gente les concede el beneficio de la duda.

A través de tweetdoc.org he sacado un informe de los tweets para ver los comentarios, sólo nos da hasta 500 pero es suficiente para comprobar el grado de crispación. Os aseguro de que antes de que acabe el día tenemos Trending Topic.

Desde la web http://www.actuable.es, conocida por promover la recogida de firmas contra cualquier tema que atente contra los derechos humanos, medioambiente y protección social se han lanzado a apoyar una iniciativa contra la marca.

Pero la gran pregunta es ¿cómo está gestionando Heineken semejante polvareda en los medios sociales? Pues yo he entrado en su FB y hace 8 horas su Community nos dejó este mensaje: “We are aware of images of dog fighting circulating online including our branding. We do not support such cruelty & are urgently investigating.”

–   Esta entrada fue publicada hace 8 horas

–   Ha sido compartida 233 veces

–   Ha recibido 2.350 “me gusta” y lleva ya 481 comentarios

En twitter con más de 51.000 seguidores el community ha ido contestando uno por uno lo siguiente “We are aware of disturbing images circulating online. We do not support such cruelty & are urgently investigating.” Su último tweet fue hace 7 horas.

Pero el contenido de esa única entrada en FB y la contestación standard en Twitter junto con el hecho de que no haya nuevas noticias me da a entender que la investigación no se está haciendo con la celeridad que el mundo 2.0 necesita. El incendio se extiende sin control y los internautas difunden la noticia como cierta sin que la marca esté reaccionando a tiempo.

Por último para rematar la torpeza publicitaria, los detractores se apoyan en este spot publicitario donde vemos al protagonista apostar en una pelea de serpientes. ¡Jo! Es que ni preparándolo sale tan redondo. Aquí os dejo el spot colgado en Youtube, también lleno de comentarios negativos y la barra del “no me gusta” creciendo por momentos:

Veremos en las próximas horas las explicaciones de Heineken, pero sea como sea, creo que esta pobre gestión del incidente pasará factura a su reputación on-line, ya se verá la magnitud.

Yo, por mi parte, no considero estar en disposición de toda la información como para emitir un juicio, voy a esperar a ver qué dice la marca y cómo lo dice.

¡Qué fácil es destruir una reputación labrada a lo largo de los años en tan solo unas horas!

Seamos conscientes de ello y pongamos en marcha una buena política de ORM (On-Line Reputation Management). La red es bidireccional, ahora todos los usuarios valemos por igual y todas las opiniones tienen peso y una gran viralidad.

Si os interesa el tema os recomiendo que veáis estos post que publiqué hace algún tiempo:

¿Cómo gestionar la Comunicación en Redes Sociales? Introducción

¿Cómo gestionar la Comunicación en Redes Sociales? El Manual del Community

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